Para una gestión eficiente del personal que contratamos, es importante poder contar con una administración ordenada sobre la historia laboral y personal del trabajador, desde que comienza con la relación laboral. Esta tarea se lleva a cabo a partir de la administración de legajos. Esto nos permitirá realizar un seguimiento del tiempo de permanencia de cada trabajador en cada organización; y es así como se podría trazar un paralelismo con el desarrollo y crecimiento de cada ser humano y el legajo de cada persona. En lo cotidiano este servirá para obtener respuestas sobre cada consulta que nos hagamos, desde la dirección del empleado, datos sobre su preocupacional, cursos que haya realizado, o información sobre sus cargas de familia.

Cada empresa opta por la forma más conveniente para organizarlo, pero más allá de esto hay cierta información que no debería omitirse. A continuación detallo los ítems que debería contener cada legajo, siempre teniendo en cuenta el contexto y el rubro en particular de cada organización. En una primera sección, deberían contener:
– Copia del Alta AFIP (firmada por el empleado).
– Detalle de la documentación solicitada al trabajador al momento del
ingreso, notificándose el trabajador con su firma.
– Formulario de declaración de beneficiarios del Seguro de vida.
– Copia del DNI del empleado.
– Copia del contrato de trabajo en los casos que existiese.
– Declaración jurada del domicilio.
– Constancia de entrega de credencial de ART.
– Constancia de entrega del Convenio Colectivo de Trabajo.
– Constancia de formación inductiva sobre Trabajo Seguro y entrega de
Elementos de Protección Personal (Higiene y Seguridad).
– Formulario de notificación del régimen de Asignaciones Familiares.
– Formulario 572 – Impuesto a las Ganancias.
– Formulario de alta en Obra Social.
– Notificación de entrega del Manual de Inducción, Convenio de
confidencialidad, Políticas internas de la empresa.
– Notificación sobre entrega de procedimientos vinculados a las tareas a
desarrollar.
– Comprobante de Apertura de Cuenta Bancaria Sueldo.
– Declaración de datos personales, historia laboral y estudios firmada por
empleado.
– Copia de Títulos de formación obtenida.
– Constancia de CUIL.
– Opcional según organización de la empresa, documentación sobre el proceso
de ingreso (Cv, historial de entrevistas, resultados de psicotécnicos,
psicoambientales y preocupacionales).
También una segunda sección dentro de cada legajo debería contener la
documentación sobre el grupo familiar, en los casos que corresponda:
– Copia de DNI de esposa/o e hijos.
– Copia de Acta de Matrimonio.
– Copia de Partidas de nacimiento de hijos.

Y una tercera sección debería utilizarse para realizar el seguimiento de cada empleado en su transcurso por la empresa, que constará de certificados de licencias médicas, registros de accidentes o denuncias a la ART, certificados de cursos/posgrados o perfeccionamientos, constancias de sanciones disciplinarias, entre otros.
Por último el cese de cada relación laboral, también deberá quedar registrado en cada legajo (telegrama de despido o renuncia, copia firmada de la recepción de la certificación de Servicios y remuneraciones); luego del egreso este debería quedar archivado en un lugar independiente al del personal activo, para ser consultado en cualquier momento que se requiera.

Si bien existen distintos métodos de archivos adoptados por cada empleador o empresa, lo importante es en definitiva, ubicar todos los legajos en forma ordenada y verificar que los mismos contengan toda la documentación necesaria en caso de ser requerida ante posibles inspecciones de la AFIP y de los organismos del trabajo.
Desde mi óptica, es imprescindible contar con una administración de legajos de personal y cada empresa debería disponer de un lugar dispuesto para un archivo, ya que así se podrá contar con la información necesaria para los hechos cotidianos que ocurren dentro de cada organización. También mi recomendación es tomar esta tarea con responsabilidad, y con la seguridad de que la misma será resguardada y utilizada con el criterio que amerita.

Por Sofía Acosta – Licenciada en Relaciones del Trabajo.
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